Cách viết một bức thư/email tiếng Anh chuẩn formal nhất

Trong cuộc sống thường nhật của chúng ta, liên lạc và giao tiếp thông qua thư từ hay email đã trở thành một phần phổ biến và vô cùng quan trọng. Có rất nhiều cách để viết một bức thư hay email, tuy nhiên chúng luôn có cấu trúc chung. Tuy nhiên, khi viết thư cho sếp hay đối tác làm ăn, chúng ta cần phải cực kì cẩn trọng câu từ, sao cho bức thư trở nên trang trọng nhất. Trong bài viết này, Wow English sẽ chia sẻ tới các bạn cách viết một bức thư/email tiếng Anh chuẩn formal nhất mà bạn có thể áp dụng cho bất cứ mục đích nào.

1. CÁCH VIẾT MỘT BỨC THƯ/EMAIL TIẾNG ANH CHUẨN FORMAL

1.1. Phần mở đầu (Beginning)

1.1.1. Sender’s address and Inside address (Địa chỉ người gửi và người nhận)

Thông tin người gửi thư bao gồm: Địa chỉ, số điện thoại, hay địa chỉ email được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc ở bên phải của lá thư. Mỗi thông tin được viết ở 1 dòng riêng biệt.
Ngày tháng năm: Vì thư được viết bằng tiếng Anh nên bạn cần phải chú ý khi viết phần ngày tháng năm. Người Anh sẽ viết ngày trước và tháng sau (21/12/2020) còn người Mỹ thì ngược lại, viết tháng trước ngày sau (12/21/2020). Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết đầy đủ thứ ngày tháng năm như: 21^st December 2020 hoặc December 21^st, 2020. Cách viết trên không chỉ tránh được nhầm lẫn mà còn thể hiện sự thanh lịch hơn cách chỉ dùng số.
Tên và địa chỉ người nhận thư bao gồm: Cách trình bày tên, chức danh cùng với địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống với cách bạn trình bày thông tin của bạn ở đầu thư. Lưu ý, những thông tin về người nhận thường được đặt ở bên trái bức thư thay vì bên phải hay chính giữa.

1.1.2. Salutation (Lời chào)

Trong các trường hợp khác nhau, ta sẽ có các cách sử dụng lời chào khác nhau. Ví dụ :

Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận thư:

Dear Sir: dùng để gửi cho người nhận thư là nam

Dear Madam: dùng để gửi cho người nhận thư là nữ

Dear Sir or Madam hoặc Dear Sir/Madam: dùng khi bạn không biết cả giới tính của họ.

Trong trường hợp bạn đã biết tên của người nhận:

Dear + tên gọi : khi hai bên đã quen thân với nhau và đã làm việc với nhau trong một khoảng thời gian dài.

VD: Dear John

Dear + Mr./Ms. + họ: trong lần đầu bạn viết thư cho họ và mối quan hệ chưa thân thiết.

VD: Dear Mr Smith

1.2. Phần nội dung của bức thư (Body):

1.2.1. Lý do gửi thư/email

Chúng ta nên sử dụng những mẫu câu sau để nói lên lý do gửi thư/email một cách lịch sự:

I enjoy/ really like …(+V_ing)
I would like to … (tell/send/let …)
I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to…(+N)
I am writing on behalf of …(+N)
I am writing/write to … (tell about … / let you know about …)

Ví dụ: I am writing on behalf of the sake of our company.

1.2.2. Trong trường hợp bạn muốn yêu cầu hoặc đề nghị

I would be grateful if … (Tôi sẽ rất biết ơn nếu …)
I wonder if you could … (Tôi tự hỏi rằng không biết bạn có …)
Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn làm ơn có thể …?)
I would particularly like to know … (Tôi muốn biết một cách cụ thể …)
I would be interested in having more details about … (Tôi rất muốn có thêm thông tin về …)
Could you please help me…(inform the student of final exam…), please? (Bạn làm ơn có thể giúp tôi…)
I would like to ask your help … (Tôi muốn nhận được sự giúp đỡ của bạn về…)

VD: Could you please help me double-checking the result of my final exam please?

1.2.3. Trong trường hợp bạn muốn trao đổi tiếp về vấn đè trước đó

As you started in your letter… (Như bạn đã đề cập trong lá thư của mình…)
Regarding … Concerning … With regards to …
As you told me earlier… (Như bạn đã nói với tôi trước đó….)
As you mentioned in the previous meeting… (Như bạn đã nhắc tới trong buổi họp trước đó…)
As I know what you wrote me… (Theo như những gì bạn đã viết cho tôi…)
Thanks for your prompt reply…(Cảm ơn vì phản hồi sớm của bạn)
Based on our previous conversation… (Dựa trên cuộc hội thoại trước của chúng ta…)

VD: As you mentioned in the previous meeting, we will have an appointment with the boss on Monday.

1.2.4. Trong trường hợp bạn muốn thông báo một tin gì đó (tốt/xấu)

I am pleased to announce that…(Tôi rất vui mừng khi được thông báo rằng…)
You will be pleased to learn that…(Bạn sẽ rất vui khi biết được rằng…)
I am afraid it would not be possible that…(Tôi e là sẽ không thể…)
I regret to… (tell/inform …) (Tôi rất tiếc khi phải thông báo rằng…)
I am (very) sorry about/for … (Tôi rất lấy làm tiếc khi…)
I would like to apologize for … (Tôi muốn xin lỗi vì…)

VD: I am pleased to announce that you have become the employee of the month.

1.2.5. Trong trường hợp bạn muốn phàn nàn

I am writing to complain about … (Tôi viết bức thư này để phàn nàn về vấn đề…)
You said … but in fact what happened …(Bạn đã nói vậy nhưng trên thực tế, chuyện xảy ra…)

VD: I am writing to complain about the laptop I just bought at your store.

1.3. Phần kết thúc (Complimentary close)

Trong trường hợp mở đầu bằng Dear + surname: Yours sincerely,
Trong trường hợp mở đầu bằng Dear Sir/Madam: Yours faithfully,
Best regards, (Cho trường hợp thông dụng)
Bye for now,
Have a nice/good/great/wonderful day!
Talk to you soon,
Take care,
Sincerely yours, (Dùng cho thư xin việc, thư mời, thư khiếu nại với ý nghĩa chân thành)
Faithfully yours, (Dùng trong thư trả lời khách, đối tác với hàm ý “trung thành”)

Note: Nếu bức thư được gửi có đính kèm tài liệu, bưu phẩm, bạn có thể viết vào cuối thư ghi chú về số lượng gửi kèm.

Cuối cùng là thêm vào chữ ký (signature) và họ tên đầy đủ của bạn (người viết). Tùy vào thể loại và mục đích của bức thư, bạn sẽ có các cách diễn đạt khác nhau.

2. NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT MỘT LÁ THƯ FORMAL

Để viết được một lá thư chuẩn formal bằng tiếng Anh, chúng ta cần tuân theo những quy luật sau:

Không được viết tắt. Ví dụ: I’ll, I’ve seen, I don’t,… phải viết đầy đủ ra thành I do, I do not, I will, I am,…
Không được sử dụng những từ lóng, văn nói hay từ ngữ thân mật.

VD: wanna, gonna, kid, mom, mate,…

Không sử dụng động từ “want” cho ngôi thứ nhất, hãy dùng cụm từ “would like”. Không dùng từ “should” cho ngôi thứ hai (không được khuyên bảo người nhận thư), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (khi xin lời khuyên). Dùng “may/could” thay thế cho “can”, “would” thay thế cho will.
Viết ngắn gọn, dễ hiểu nhưng đủ ý. Không nên dùng những câu dài dòng, nhiều mệnh đề.
Dùng chính xác dấu câu: chấm phẩy, hai chấm, chấm hỏi,… ở đúng vị trí của nó. Nếu có nhiều ý phụ xin hãy gạch đầu dòng. Hạn chế tối đa dùng dấu chấm than.

Wow English hy vọng rằng qua bài viết này bạn sẽ tích lũy được những kiến thức bổ ích và trau dồi thêm kỹ năng viết thư trang trọng bằng tiếng Anh thật chuẩn.

Hãy để Wow English là nơi học tiếng anh giao tiếp cuối cùng của bạn, với bảo hiểm chuẩn đầu ra bằng hợp đồng kèm thẻ bảo hành kiến thức trọn đời!

phuong-phap-hoc-tieng-anh-giao-tiep

[pricing_item title=”GIAO TIẾP TỰ TIN” currency=”HỌC PHÍ” price=”13.600.000″ period=”VNĐ” subtitle=”” link_title=”ĐĂNG KÍ HỌC MIỄN PHÍ VỚI 0đ ” link=”https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfYsyl96pi5QIrUUf0gpOQRWVe05SVa4_JrzSGvPlMxqXqcKA/viewform” featured=”0″ animate=””]

Lịch học: Từ 4 đến 6 tháng – 2h/Buổi- 2-3 Buổi/1 tuần
Giảng viên Việt Nam + Giảng viên nước ngoài + Trợ giảng + Care Class kèm 1-1

[/pricing_item]

Cuộc đời có rất nhiều thứ cần phải làm, nên học tiếng Anh là phải thật nhanh để còn làm việc khác, hiện nay Tiếng Anh là cái BẮT BUỘC PHẢI GIỎI bằng mọi giá

Và “hành trình ngàn dặm luôn bắt đầu từ 1 bước đầu tiên” nhanh tay đăng kí học ngay hôm nay để có thể nói tiếng Anh thành thạo chỉ sau 4-6 tháng nữa