Tiếng anh giao tiếp qua điện thoại: Cẩm Nang Trong Cuộc Sống Hằng Ngày

Tiếng anh giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng vô cùng quan trọng trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như ngày nay. Việc sử dụng tiếng Anh để giao tiếp qua điện thoại không chỉ giúp chúng ta mở rộng mạng lưới kết nối, mở ra cơ hội mới trong công việc và cuộc sống, mà còn mang lại sự tự tin và thể hiện khả năng đa dạng của bản thân.

I.Khi bạn là người gọi điện (When You’re Making a Call)

1.Lời chào khi người khác nhấc máy (Greeting when the other person answers)

Khi bạn gọi điện thoại, việc bắt đầu bằng một lời chào là quan trọng. Bạn có thể nói: “Hello, this is [Tên của bạn]. May I speak with [Tên của người bạn muốn nói chuyện]?”

Hello. This is Linh calling from ABC company. Can I speak to your manager? (Xin chào. Tôi là Linh gọi điện từ công ty ABC. Tôi có thể nói chuyện với quản lý của bạn được không vậy?)
Hi, I’m Thu. I have an urgent matter to talk to, are you free to talk to me for 10 minutes? (Xin chào, mình là Thu. Mình đang có việc gấp cần nói chuyện, bạn có rảnh để trao đổi với mình trong 10 phút không?)
Can you speak a little louder? I can’t hear well (Bạn có thể nói lớn hơn một chút được không? Mình nghe không rõ lắm.)
Good morning, I’m Lan, have you gone to school yet? (Chào buổi sáng, mình là Lan đây, bạn đã đi học chưa thế?)

2.Hỏi người khác có thuận tiện nói chuyện không (Asking if it’s a good time to talk)

Trong trường hợp bạn gọi điện mà người khác có thể đang bận, bạn có thể hỏi: “Is now a good time to talk?”

Yes, thank you. I’ll call you back at 5pm. (Vâng, cảm ơn bạn. Tôi sẽ gọi lại lúc 5pm nhé.)

Hãy nêu rõ mục đích cuộc gọi ngay sau lời chào. Ví dụ: “I’m calling to discuss [vấn đề bạn muốn thảo luận].”

Excuse me, can I see friend A? I have an urgent matter to discuss. (Xin lỗi, tôi có thể gặp bạn A được không? Tôi có chuyện gấp cần bàn bạc.)

II.Khi bạn là người nhận điện thoại (When You’re Receiving a Call)

1.Lời chào khi nhấc máy (Greeting when answering the call)

Khi bạn nhận cuộc gọi, hãy trả lời một cách lịch thiệp: “Hello, this is [Tên của bạn].”

2.Hỏi người gọi cần gì (Asking the caller’s purpose)

Hãy hỏi người gọi cuộc gọi có mục đích gì: “How can I help you?”

3.Yêu cầu người gọi chờ một chút (Asking the caller to wait)

Trong trường hợp bạn đang bận hoặc cần một ít thời gian để chuẩn bị, bạn có thể nói: “Can you hold on for a moment, please?”

Ví dụ: Nếu bạn là người nhận điện thoại thì cần trả lời như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay:

Hello, may I ask who you are? (Xin chào, cho hỏi bạn là ai vậy ạ?)
Good morning, I’m the receptionist of hotel A, how can I help you? (Chào buổi sáng, tôi là lễ tân của khách sạn A, tôi có thể giúp gì cho bạn?)
What’s your name? Who do you want to meet? (Tên bạn là gì vậy? Bạn muốn gặp ai?)
Please wait a moment for me to check (Bạn chờ một lát để mình kiểm tra nhé)
Lan is not here, do you need to leave a message? (Lan không có ở đây, bạn có cần gửi lại lời nhắn gì không?)

III.Khi bạn muốn nói chuyện với ai đó

1.Yêu cầu nói chuyện với ai đó (Requesting to speak with someone)

Khi bạn muốn nói chuyện với một người cụ thể, bạn có thể hỏi: “May I speak with [Tên của người bạn muốn nói chuyện], please?”

2.Người nghe không có mặt (Person is not available)

Nếu người bạn muốn nói chuyện không có mặt, bạn có thể nói: “I’m sorry, [Tên của người bạn muốn nói chuyện] is not available at the moment.”

Ví dụ:

Hoặc khi bạn muốn nói chuyện với ai đó, thì có thể tham khảo ngay các mẫu câu dưới đây nhé.

Hello, can I speak to …… please? (Chào chị, xin cho tôi nói chuyện với …..?)
Speaking! (Tôi đang nói đây)
This is …… speaking here. (Đây là ……. đang nói điện thoại).
Hi, is ….. there? (Chào, ….. có ở đó không?)
Hang on and I’ll get him for you. (Chờ một chút và tôi sẽ gọi anh ta giùm bạn.)
Good morning, can you put me through to your sales team please? (Chào buổi sáng, xin vui lòng cho tôi nói chuyện với bộ phận bán hàng?)
Certainly. Just hold the line please. (Vâng. Xin vui lòng chờ trong giây lát).
I’ll just put you on hold for a moment. (Tôi sẽ chuyển máy cho anh/chị trong giây lát.)
Excuse me. Hang on one second. (Xin lỗi. Bạn vui lòng chờ máy nhé. )
Please hold and I’ll put you through to his office. (Vui lòng giữ máy, tôi sẽ nối bạn đến văn phòng của ông ấy.)
Is that Tony? (Đó có phải là Tony không?)
Who’s calling please? (Xin hỏi ai đang nói chuyện đầu dây?)
It’s Fiona. (Fiona đây)
Hello, Mark here. How can I help you? (Chào, tôi là Mark.Tôi có thể giúp gì cho anh/chị đây?)
Who would you like to speak to? (Anh/chị muốn gặp ai ạ?)
Hold the line, I’ll put you through. I’ll pass you over to … department. (Xin vui lòng giữ máy, tôi sẽ nối máy cho anh/chị tới…phòng.)
Could I speak to Mr. Tonny, please? (Tôi có thể nói chuyện với ngài Tonny được không ạ?)
Am I speaking to Mr. Tonny? (Tôi muốn nói chuyện với ngài Tonny, được chứ?)
Could you put me through to Mr. Tom, please? (Làm ơn nối máy cho tôi gặp ngài Tom được không ạ?)
Could you please tell him I phoned? (Xin báo giúp ông ấy là tôi gọi được không?)

IV.Khi bạn muốn hỏi hoặc nói về vấn đề gì đó

1.Đặt câu hỏi hoặc trao đổi thông tin (Asking questions or discussing a topic)

Khi bạn muốn thảo luận về vấn đề nào đó, hãy sử dụng cụm từ như: “I have a question about [vấn đề bạn muốn thảo luận].”

2.Yêu cầu giải quyết vấn đề (Requesting issue resolution)

Nếu bạn gặp vấn đề cần giải quyết, bạn có thể nói: “I need assistance with [vấn đề bạn đang gặp phải]. Can you help me?”

Ví dụ: Dưới đây là những mẫu câu giao tiếp tiếng Anh hàng ngày qua điện thoại khi bạn muốn hỏi hoặc nói về vấn đề gì đó:

What does it concern, please? (Anh/chị gọi về vấn đề gì ạ?)
Would you mind telling me what you’re calling about? (Anh/chị có việc gì không ạ?)
I’m calling about … (Tôi gọi để nói về việc…)
It’s about….. (Về việc….)

V.Khi bạn bận

1.Bạn đang bận (You’re busy)

Nếu bạn đang trong tình huống không thể trò chuyện ngay lúc này, hãy nói: “I’m currently busy. Can I call you back later?”

2,Xin lỗi vì không thể nghe lời kêu gọi (Apologizing for missing the call)

Nếu bạn không thể nghe điện thoại, bạn có thể nói: “I’m sorry I missed your call. I was occupied.”

Ví dụ:

Mr. Tom is speaking on another line. (Ngài Tom đang bận điện thoại.)
Mr. Tom isn’t in (yet). (Ngài Tom chưa về ạ.)
Mr. Tom is away on business. (Ngài Tom đi công tác rồi ạ.)
Mr. Tom is on holiday this week. (Tuần này ngài Tom đi nghỉ ạ.)
Mr. Tom is out for lunch. (Ngài Tom đi ra ngoài ăn trưa rồi ạ.)
I’m afraid, Mr. Tom is not available at the moment. He will be back any minute. (Tôi e rằng ngài Tom không rỗi vào lúc này. Ông ấy sẽ trở lại ngay bây giờ.)
I’m sorry, but the line is engaged. There’s no reply. (Tôi xin lỗi, máy đang bận, không có ai trả lời.)
If you hold the line, I’ll try again. Would you like to hold? (Nếu anh/chị chờ được máy, tôi sẽ thử nối máy lần nữa.anh/chị có muốn chờ không ạ?)

VI.Khi bạn nói chuyện với tổng đài viên

1.Yêu cầu hỗ trợ từ tổng đài viên (Requesting support from a customer service representative)

Khi bạn cần hỗ trợ từ tổng đài viên, hãy nêu rõ mục đích: “I need assistance regarding [vấn đề bạn đang gặp phải].”

2.Cung cấp thông tin cần thiết (Providing necessary information)

Để giúp tổng đài viên hiểu vấn đề, bạn cần cung cấp thông tin như số hợp đồng, tên người liên hệ, v.v.VII.Khi nghe hộ điện thoại, để lại lời nhắn

3.Để lại lời nhắn sau tiếng bíp (Leaving a voicemail after the beep)

Sau tiếng bíp, bạn có thể nói: “Hi, this is [Tên của bạn]. Please leave your message after the beep.”

VII.Khi kết thúc cuộc điện thoại

Chia tay sau cuộc gọi (Saying goodbye after the call):Khi bạn muốn kết thúc cuộc gọi, bạn có thể nói: “Thank you for your time. Have a great day!”
Thanks, could you ask her to call Lan when she gets in? (Cảm ơn ạ, vui lòng nhắn với cô ấy ấy là gọi lại cho Lan nhé.)
Can I speak to Mrs.Ina please? (Xin vui lòng cho tôi nói chuyện với bà Ina?)
I’m sorry she’s not at his desk. Would you like to leave a message? (Xin lỗi, bà ấy không có mặt ở bàn làm việc. Anh/chị có muốn nhắn gì không ạ?)
No, that’s OK, bye then. (Không, được rồi. Tạm biệt.)

Câu chốt

tiếng anh giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng quan trọng giúp chúng ta thành công trong công việc và xây dựng mối quan hệ tốt với người khác. Bằng cách nắm vững các kỹ năng cơ bản và áp dụng những lời khuyên trên, bạn có thể trở thành một người giao tiếp thành công qua điện thoại.

FAQs:

*Tôi cần học ngữ pháp và từ vựng như thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại?

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, học ngữ pháp và từ vựng là rất quan trọng. Bạn có thể tham gia các khóa học tiếng Anh hoặc tự học thông qua sách giáo trình, ứng dụng di động hoặc trang web học trực tuyến. Tập trung vào việc học những cấu trúc ngữ pháp cơ bản và từ vựng liên quan đến giao tiếp qua điện thoại. Một số nguồn tài liệu hay có thể giúp bạn làm được điều này.

Làm thế nào để giảm căng thẳng và lo lắng khi giao tiếp qua điện thoại?

Căng thẳng và lo lắng là những vấn đề thường gặp khi giao tiếp qua điện thoại. Để giảm căng thẳng, hãy thực hiện thực hành trước khi thực hiện cuộc gọi quan trọng. Lắng nghe nhạc nhẹ hoặc thực hiện một số bài tập thở sâu để thư giãn tâm trí. Hơn nữa, hãy tin tưởng vào khả năng của mình và nhớ rằng mọi người cũng chỉ là con người có thể hiểu và thông cảm cho sự mắc lỗi.

Làm thế nào để xử lý các tình huống khó khăn trong cuộc gọi?

Trong quá trình tiếng anh giao tiếp qua điện thoại , bạn có thể gặp phải những tình huống khó khăn như người nghe không hiểu hoặc không đồng ý với ý kiến của bạn. Trong trường hợp này, hãy giữ bình tĩnh và sử dụng kỹ năng xử lý xung đột như lắng nghe chân thành, tôn trọng ý kiến của người khác và tìm kiếm giải pháp chung. Nếu cần thiết, hãy yêu cầu người nghe giải thích hoặc giải quyết một cách rõ ràng để đạt được sự hiểu biết và thỏa thuận.

Làm thế nào để cải thiện giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp qua điện thoại?

Để tiếng anh giao tiếp qua điện thoại cần cải thiện giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp qua điện thoại, bạn có thể thực hiện một số kỹ thuật sau:

Sử dụng giọng điệu tự nhiên và tự tin.
Lắng nghe chân thành và phản hồi tích cực bằng cách sử dụng từ ngữ khích lệ.
Sử dụng cử chỉ và biểu cảm tay để truyền đạt ý kiến và tình cảm của bạn.
Hạn chế việc sử dụng ngôn ngữ không giới hạn và khéo léo để tránh hiểu nhầm.

Làm thế nào để đảm bảo cuộc gọi mượt mà và hiệu quả?

Để đảm bảo cuộc gọi tiếng anh giao tiếp qua điện thoại mượt mà và hiệu quả, bạn có thể tuân thủ các nguyên tắc sau:

Chuẩn bị trước bằng cách xem xét thông tin và câu hỏi cần thiết.
Diễn đạt rõ rời và ngắn gọn.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp.
Ghi chép hoặc ghi lại thông tin quan trọng để đảm bảo sự chính xác và không bỏ sót.
Kiểm tra lại các yêu cầu hoặc cam kết được đưa ra trong cuộc gọi để đảm bảo hiểu đúng và thực hiện đúng.

Làm thế nào để giải quyết các vấn đề kỹ thuật trong cuộc gọi?

Khi gặp phải các vấn đề kỹ thuật tiếng anh giao tiếp qua điện thoại như tiếng ồn, mất kết nối hoặc khó nghe rõ, hãy thử các biện pháp sau:

Thử tắt và bật lại điện thoại hoặc thiết bị kết nối.
Đảm bảo mạng internet hoặc tín hiệu điện thoại di động đủ mạnh.
Sử dụng tai nghe hoặc thiết bị kết nối âm thanh tốt hơn.
Nếu vấn đề vẫn tiếp tục, hãy thông báo cho đối tác của bạn và thảo luận về cách khắc phục.

Làm thế nào để tạo và duy trì một cuộc gọi hiệu quả?

Để tạo và duy trì một cuộc gọi tiếng anh giao tiếp qua điện thoại hiệu quả, hãy thực hiện các bước sau:

Giới thiệu bản thân và mục đích cuộc gọi một cách rõ ràng.
Lắng nghe chân thành và không gián đoạn khi đối tác nói.
Đặt câu hỏi để làm rõ thông tin và hiểu rõ ý kiến của đối tác.
Tóm tắt nội dung chính và kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự và tổng kết.

Làm thế nào để tăng cường khả năng giao tiếp qua điện thoại?

Để tăng cường khả năng tiếng anh giao tiếp qua điện thoại, hãy thực hiện các hoạt động sau:

Tham gia các khóa học hoặc lớp học trực tuyến về giao tiếp qua điện thoại.
Luyện người nghe bằng cách nghe các podcast, phim, hoặc video bằng tiếng Anh.
Thực hành việc gọi điện thoại và đặt các tình huống giả định để rèn kỹ năng.
Xem xét việc lắng nghe và phân tích các bài nói chuyện giao tiếp qua điện thoại của những người thành công.

Tóm lại, để trở thành một người có khả năng giao tiếp tốt qua điện thoại, hãy luyện nghe, cải thiện ngữ pháp và từ vựng, quản lý cảm xúc và áp dụng các kỹ thuật giao tiếp hiệu quả.

Trên đây là Tiếng anh giao tiếp qua điện thoại. Hy vọng những chia sẻ này sẽ đồng hành cùng bạn trong hành trình học tập và giúp bạn tiến bộ từng ngày. Hãy cùng tập trung và chăm chỉ, chắc chắn bạn sẽ đạt được thành công trong việc học tiếng Anh! Nếu bạn cần một lộ trình học tiếng Anh chi tiết và đồng hành cùng người hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với WOW English. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ địa điểm nào! Chúc bạn học tốt và thành công!

Xem thêm: